L’accès aux documents administratifs est régi par la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 qui précise, en son article 1er que "tous dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles qui comportent une interprétation du droit positif ou une description des procédures administratives, avis, prévisions et décisions", dès lors qu’ils se présentent sous forme écrite, sous forme d'enregistrement sonore ou visuel ou sous forme numérique ou informatique, peuvent faire l’objet d’un accès.

Tous les documents présentant un caractère administratif sont visés, dès lors, d’une part, qu’ils concernent un processus de décision définitivement achevé, et, d’autre part qu’ils sont étrangers à une activité juridictionnelle ou à une activité privée, sous réserve de quelques exceptions (actes des assemblées parlementaires, certains documents de la Cour des comptes, documents d'instruction des réclamations adressées au Médiateur de la République…).

Le droit d'accès s'exerce, au choix de l'intéressé, soit par consultation gratuite sur place, sauf si les impératifs de conservation du document s'y opposent, soit par délivrance d'une copie sur papier ou sur un support informatique identique à celui utilisé par l'administration. En cas de demande de copie de documents administratifs, des frais de reproduction peuvent être facturés.

Le droit d'accès aux documents administratifs est en principe ouvert à toute personne physique ou morale, sans condition de nationalité, et le requérant n’est pas tenu d’indiquer la motivation de sa demande ou de justifier d'un intérêt particulier.

Cependant, en certaines circonstances, seules les personnes concernées peuvent demander communication des documents qui les mettent en cause.

C’est notamment le cas lorsque le document concerné porte une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, fait apparaître le comportement d'une personne dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice ou lorsqu'il apparaît que sa communication est de nature à porter atteinte au secret de la vie privée et au secret des dossiers personnels.